Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kota Banda Aceh melakukan penyimpanan berkas arsip inaktif dalam record center atau depo arsip guna menuju kota tertib arsip.
"Penyimpanan ini kita lakukan dengan mengacu pada Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan," kata Kadispersip Alimsyah, di Banda Aceh, Jumat.
Alimsyah menyampaikan apresiasi atas kinerja bidang arsip hingga penyimpanan pada record center. Proses ini dapat memudahkan pengelola arsip untuk menjaga keselamatan arsip, dan untuk memudahkan penemuan arsip yang dibutuhkan nantinya.
"Semoga best practice tersebut bisa berbagi dengan OPD di lingkungan Pemko Banda Aceh guna mewujudkan asas tertib Arsip sesuai amanat Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan," ujarnya.
Alimsyah menjelaskan, arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya secara terus-menerus. Artinya, arsip yang kegiatannya sedang berjalan pada bidang masing-masing, yaitu arsip tahun 2022 dan 2021, dan pengarsipan dokumen itu ada pada bidang masing-masing OPD.
Sementara arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun. Di mana arsip yang sudah jarang digunakan, yaitu arsip tahun 2019 dan 2020. Maka pengarsipan arsip inaktif ada pada sekretariat, disimpan dalam record center.
"Adapun record center sendiri adalah sebuah ruangan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dengan sarana rak arsip dan box arsip sesuai ketentuan yang berlaku," katanya.
Alimsyah menambahkan, pembinaan kearsipan sudah dilaksanakan pihaknya ke beberapa OPD dalam dua tahun terakhir. OPD tersebut di antaranya BPKK, Bappeda, Dinas Perhubungan, Dinas Koperasi UKM dan Perdagangan, Bidang Pemerintahan Sekretariat Daerah, dan DisdukCapil Kota Banda Aceh.
"Kami berharap, selanjutnya pembinaan ini akan diikuti oleh OPD lainnya, sehingga terwujudnya Banda Aceh yang lebih tertib arsip sesuai kaidah kearsipan," ujarnya.
Terhadap arsip statis yang sudah berusia antara 10 sampai 15 tahun, lanjut Alimsyah, maka akan diadakan pemusnahan, setelah sebelumnya diteliti mana arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan dipermanenkan.
"Arsip-arsip yang akan dipermanenkan akan diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah, yaitu Dispersip Kota Banda Aceh" demikian Alimsyah.
COPYRIGHT © ANTARA News Aceh 2023
"Penyimpanan ini kita lakukan dengan mengacu pada Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan," kata Kadispersip Alimsyah, di Banda Aceh, Jumat.
Alimsyah menyampaikan apresiasi atas kinerja bidang arsip hingga penyimpanan pada record center. Proses ini dapat memudahkan pengelola arsip untuk menjaga keselamatan arsip, dan untuk memudahkan penemuan arsip yang dibutuhkan nantinya.
"Semoga best practice tersebut bisa berbagi dengan OPD di lingkungan Pemko Banda Aceh guna mewujudkan asas tertib Arsip sesuai amanat Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan," ujarnya.
Alimsyah menjelaskan, arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya secara terus-menerus. Artinya, arsip yang kegiatannya sedang berjalan pada bidang masing-masing, yaitu arsip tahun 2022 dan 2021, dan pengarsipan dokumen itu ada pada bidang masing-masing OPD.
Sementara arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun. Di mana arsip yang sudah jarang digunakan, yaitu arsip tahun 2019 dan 2020. Maka pengarsipan arsip inaktif ada pada sekretariat, disimpan dalam record center.
"Adapun record center sendiri adalah sebuah ruangan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dengan sarana rak arsip dan box arsip sesuai ketentuan yang berlaku," katanya.
Alimsyah menambahkan, pembinaan kearsipan sudah dilaksanakan pihaknya ke beberapa OPD dalam dua tahun terakhir. OPD tersebut di antaranya BPKK, Bappeda, Dinas Perhubungan, Dinas Koperasi UKM dan Perdagangan, Bidang Pemerintahan Sekretariat Daerah, dan DisdukCapil Kota Banda Aceh.
"Kami berharap, selanjutnya pembinaan ini akan diikuti oleh OPD lainnya, sehingga terwujudnya Banda Aceh yang lebih tertib arsip sesuai kaidah kearsipan," ujarnya.
Terhadap arsip statis yang sudah berusia antara 10 sampai 15 tahun, lanjut Alimsyah, maka akan diadakan pemusnahan, setelah sebelumnya diteliti mana arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan dipermanenkan.
"Arsip-arsip yang akan dipermanenkan akan diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah, yaitu Dispersip Kota Banda Aceh" demikian Alimsyah.
Editor : M Ifdhal
COPYRIGHT © ANTARA News Aceh 2023